절차 만들기

절차 만들기

실수나 빠트리는 것 없이 확실하게 만듭니다

다른 사람들이 잘 작성된 절차를 따라 할 수 있도록 해봅시다

종이나 연필을 더 쓰게 만드려고 절차를 만드는 걸까요? 물론 아니죠.

절차나 정책 같은 건 실제로 엄청난 고통이 될 수도 있습니다. 때론 너무 빡빡하고 엄격하고 때론 쓸모없고 자세하지 않을 때도 있지요. 그러나 동료가 입원하게 되어 갑작스럽게 당신이 급여 지급을 맡게 되었을 때 잘 만들어지고 자세한 절차가 있다면 당신을 도와 줄 수 있는 겁니다.

제대로 만들어졌다면 절차들은 조직에 중요한 영향력을 갖게 됩니다. 확실하고 적절하게 쓰여졌을 때, 시스템과 사람들이 더욱 원활히 돌아가게 해줍니다. 사람들이 무엇을 언제 어떻게 할지 알고 어떤 것을 하면 안되는지 알고 있다면 실패를 줄여주고 상당한 양의 시간과 노력을 아낄 수 있습니다.

명확하고 짧고 읽기 좋은 절차를 만드는 것은 언제나 쉽지 않습니다. 그러나 약간의 지식과 연습이 있다면 당신은 효과적은 절차 작성법을 배울 수 있고 당신이 하는 작업의 수준을 향상시킬 수 있는 좋은 기회가 될 것입니다.

절차란 무엇일까요?

절차는 회사의 근무자와 같습니다. 정책은 직원들이 어떤 결정을 내릴지 안내해 준다면 절차는 일이나 작업을 어떻게 할지 보여줍니다.

절차는 행동을 규정합니다. 어떤 순서로 어떤 단계를 행동해야하는 지 알려줍니다. 흔히 교육하는 방식으로 되어있고 훈련이나 안내 프로그램에서 주로 사용합니다. 잘 만들어진 절차는 형식적으로 간결하고 명확하며 사실적이고 짧고 요점을 담고 있습니다.

팁:

많은 절차들이 "검은 색과 흰색" 처럼 확실히 구분된 단계들과 행동에 대해 통일된 하나의 방법을 보여줍니다: "A를 완료하세요, 그리고 B를, 그리고 C를" 그러나 가끔은 약간의 애매모호함이 있어서 개개인이 판단할 수 있도록 해야하는 경우도 있습니다. 절차가 너무 융통성없이 빡빡하면 그것도 혼란을 불어올 수 있거든요. 삶이란 게 언제나 간단하고 자로 잰듯이 구분되어 있는게 아니기 때문에 어떤 절차들은 주관적이고 개인적인 선택을 허용하기도 합니다.

언제 절차가 필요할까요?

절차가 항상 필요하지는 않습니다. 그러니 기초적인 작업까지 절차를 만들진 마세요 - 그렇게 되면 다들 그건 무시하게 됩니다. 절차를 만드는데 가장 첫번째 지켜야 할 규칙은 바로 절차가 필요한 이유가 분명해야 하는 것입니다: 아마도 사람들이 어떤 행동을 자꾸 잊어먹거나, 어쩌면 사람들이 계속 잘못된 행동을 하거나, 혹시 일이 너무 길고 복잡해서 체크리스트가 필요하거나 하기 때문에 올바르게 유도할 필요가 있을 때 필요하겠지요.

작성된 절차는 매우 중요한 경우이거나 순서를 명확하게 해서 그것히 확실히 이득이 되는 경우에만 필요합니다. 시작하기 전에 사람들에게 그것이 정말 필요한 지 혹은 정말 알고 싶어하는 건지 스스로에게 물어보기 바랍니다.

절차가 필요한 경우는 아래와 같습니다.

• 어쩌다 한번 하는 일일때 (예: 연말 재고조사).
• 복잡할 때 (예: 사원복지 관리).
• 반복될 때, 하지만 모든 이가 엄격하게 규칙을 지켜야 할 때 (예: 급여 지급).
• 지속되는 요청 (예: 환불 처리).
• 문서작업이 요구되는 경우 (예: 직원의 징계).
• 뛰어난 변화를 불러올 때 (예: 최신 컴퓨터의 설치).
• 잘못할 경우 치명적인 사고가 될 때 (예: 안전 규칙).

회사에선 만들어진 절차가 없이 많은 일들이 이루어집니다. "비공식적인 규칙"과 암묵적인 절차들이 있습니다. 때로는 이런 공식적이지 않은 규칙들이 필요할 때가 있습니다. 그러한 경우는,

• 비슷한 질문이 계속해서 반복되어 제기될 때.
• 사람들이 혼란스러워할 때.
• 만들어진 절차를 사람마다 다르게 해석할 때.

절차는 어떻게 만들까요?

절차는 읽는 사람들이 알고 싶은 것 뿐만 아니라 반드시 알아야하는 것도 알려야 합니다. 아마도 작업을 맞게, 빠르게, 혹은 효율적으로 하는 법을 알고 싶을 겁니다.

한편으론 왜 특정 방식으로 일을 해야만 하는지, 도움이 필요할 땐 어디로 가는지, 잘못되었을 경우 어떤 일이 벌어지는지도 알고 싶을 겁니다. 필요하다면, 이런 주관적인 의문과 같은 기술적인 부분도 절차를 만들때 고려하십시오.

적절한 수준으로 내용을 작성하는 것도 매우 중요합니다. 고려해야할 질문들의 예는 아래와 같습니다:

• 사용자들은 그 일을 할 수 있는 충분한 지식이 있습니까?
• 전문적인 판단을 내릴 수 있도록 충분한 정보를 제공합니까?
• 주제에 대한 세부 사항의 수준이 적절합니까?
• 읽는 사람들에게 세부 사항의 수준이 적절합니까?
• 주제에 대해 읽는 사람들이 얼마나 만족해합니까?

첫번째 순서: 정보를 모으기

작성하기 전에, 절차로 만들기 위한 순서에 대한 상세한 정보와 자료를 모으세요.

장기 근무자, 업무 관계자, 기술자 그리고 절차를 사용할 사람들과 같은 전문가들과 상의하세요.

노트 한 뭉치를 가지고 조사한 정보와 함께 자리에 앉아 분류를 시작합니다. 절차 작성자로서, 당신은 가능한한 많은 정보와 함께 어떻게 진행되는 것인지 정확하게 이해하고 싶을 겁니다. 여기서부터 순서를 정확하게 이해하려면, 절차를 사용하는 사람들에게 반드시 필요한 정보만 골라내야합니다. (수많은 자료를 정돈하는데 마인드 맵은 우수한 도구입니다. mind map. 마인드 맵은 관계가 있으며 이어져 있는 모든 알맞은 정보를 찾아내는 데 도움이 될 것입니다.)

두번째 순서: 쓰기

절차의 초안을 만들때, 정확한 단어와 양식을 걱정할 필요가 없습니다. 가장 중요한 목표는 필요한 정보를 포함시키는 것이기 때문입니다. 초안이 완성되면 그 때부터 단어와 정리에 대해 작업을 하십시오.

몇가지 따라할 만한 규칙들을 소개합니다:

• 일어나는 시간 순서에 따라 행동을 적습니다. 첫 행동으로 시작하고 마지막 행동으로 끝을 맺습니다.
• 너무 많은 단어를 사용하지 마세요. 정확하게 전달할 수 있을 정도면 충분합니다.
  
  예: "스프레드의 기존 자료들에 새로운 자료를 보충하세요" 라는 표현보다는 "스프레트시트에 취소 탭을 추가하세요" 가 낫습니다.
  
  
• 능동의 표현을 사용하세요.
  
  예: "이 파일들은 관리자의 메일박스에 보관되어져야 합니다." 라는 표현보다는 "관리자의 메일박스로 파일을 이동하세요" 가 낫습니다.
  
  
• 목록과 글 머리 기호를 사용하세요.
• 너무 짧게 만들려다가 무슨 말인지 모를 정도가 되면 안 됩니다.
• 어떤 조건이나 상황을 전제로 했는지 설명하고 그 전제들이 발생할 수 있거나 사실인 것인지 확인하세요.
• 비속어의 사용은 조심해야 합니다.
• 읽는 사람의 수준과 환경을 고려해서 작성합니다.

세번째 순서: 어떤 방식으로 표현할 것인지 정하기

절차를 설명하는데 있어서 서술만으로 충분하지 않을 때가 있다고 느낄 수 있습니다. 다른 방식들이 당신을 도울 수 있습니다. 일반적인 몇가지 양식을 소개합니다:

• 순서도(Flowchart)– 이것은 순서를 도표로 보여줍니다. 여러가지 도형과 화살표를 이용해서 순서와 행동을 알려줌으로써, 전체 흐름을 개괄적으로 알 수 있고 어떻게 따라가야하는지 알기 쉽게 합니다. 익숙하지 않은 도형을 너무 많이 쓴다거나 글자를 너무 많이 사용해서 순서도를 복잡하게 만들면 안됩니다. 보다 간결한 순서도를 만들고 싶다면 다음 링크를 클릭하세요. flowcharts 

팁: 

여러명의 사람과 부서가 움직여서 일을 완성해야한다면 수영 레인 도표(Swim Lane Diagrams)를 이용해보세요. 이것은 활동의 다양한 흐름 순서를 표시해주고 활동이 완료될때마다 책임이 누구에게서 누구에게 이동하는지를 명확하게 보여줍니다.

• 역할 분담(Play Script) – 이것은 마치 각각 다른 캐릭터를 연기하는 연극대본과 같습니다. 하지만 이 경우에는 각각의 업무 담당자들에게 각각의 책임을 분담하는 것입니다. 역할 분담은 특히 하나의 작업을 여러명이 할 때 특히 효과적입니다.
  

책임자	업무
절차작성자	정보를 모읍니다.    절차를 작성합니다.    초안을 관련자들에게 보여줍니다.
관련자	초안을 살펴봅니다.    보완점과 의견을 알려줍니다.
절차작성자	최종본을 만듭니다.
부서 책임자	최종본을 승인합니다.

• 묻고 답하기 – 절차적인 질문과 그에 대한 대답을 보여줍니다. 절차들이 혼란을 줄 수 있거나 변수가 많은 경우 유용합니다. "만약에" 라고 시작하는 상황에도 도움이 됩니다.

예: 

질문. 만약에 열들의 계산이 맞지 않으면요?

답. 우선, 진정하세요. 가장 단순한 원인부터 시작해봅시다. 작업을 반대로 거슬러가보죠. 열들을 다시 계산해봅니다. 그리곤 오탈자가 있는지 찾아보세요. 이렇게 해도 해결이 되지 않을 경우에는 더 뒤로 가서 각 열의 수치를 어떻게 얻었는지 살펴봅니다. 만약 무언가 불확실하거나 애매한 부분이 발견되면 그 부분의 수치를 검토합니다. 그 후에는 체계적으로 잘못된 부분을 찾을 때까지 각각의 모든 수치를 검토합니다.

• 매트릭스(Matrix) – 이 표는 하나의 변수가 다른 것들과 연결되어있습니다. 변수들이 서로 교차하는 곳에 적절한 행동을 보여주면 되죠. 매트릭스표는 매번 계속 찾아야하는 수고를 없애주기 때문에 참고자료 용도로서 굉장히 우수합니다. 언제 어떤 일을 해야하는지 알아야할 때, 사용자가 결정하는 것을 도와야할 때, 어떤 양식이나 보고서를 써야하는지 알아야할 때와 같이 매우 많은 경우에 사용할 수 있습니다.

예산 일정표
주제	1분기	2분기	3분기	4분기
예산 분석	O	O	O	O
예산 책정			O
수입 정리	O	O	O	O
예상 매출		O		O
고객 분석		O
인사 분석			O

중요한 점들

잘 만들어진 절차는 조직에서 작업의 질을 발전시켜주고 실수나 누락될 확률을 낮춰주며 새로운 사람들이 복잡한 작업들을 빠르고 효율적으로 할 수 있게 해줍니다.

절차를 최대한 이용하려면, 몇가지 간단한 규칙을 따르세요: 절차가 반드시 필요한 것인지 검토하세요. 필요한 절차하면 쉽고 명확한 단어를 사용하여 가능한 짧고 간단하게 만드세요.

앞으로 얼마나 많은 절차가 필요할지 모르므로 절차는 간단하고 적은 것이 좋을 때가 있습니다. 그러니 절차를 만들기 전에 그게 정말 필요한 것인지는 확실하게 검토하세요.

https://www.mindtools.com/pages/article/newTMC_78.htm