직원이 빠르게 일하게 하려면

직원이 빠르게 일하게 하려면

현재에 이르러서는 어디서든 일의 속도가 전보다 빨라졌다는 것은 의심할 여지가 없는 사실일 겁니다. 우리 모두는 더 적은 시간에 더 많은 일을 하려고 합니다. 그런데 만약에 함께 일하는 팀원 중에 유달리 느린 사람이 있다면 어떻게 하시겠습니까? 왜 그렇게 시간이 오래 걸리는지 이유를 알아낼 방법을 알고 있나요? 어떻게 해야 속도가 중요하다는 사실을 그 사람이 이해하도록 알려줄 수 있고, 또 실제로 일을 빨리 할 수 있도록 돕는 방법을 알고 있습니까?

전문가의 의견

베가 팩터사(Vega Factor)의 공동 설립자이자 '실행할 준비는 끝났다'(Primed to Perform)의 공동 저자인 린제이 맥그레거(Lindsay McGregor)는 속도가 느린 작업자는 팀의 생산성을 저해시킬 뿐만 아니라 동료들의 사기도 떨어뜨릴 수 있다고 합니다. "모두가 달성하기 위해 집중하고 있을 때, 어떤 것이든 팀을 방해하는 것이 있다면 모든 사람이 굉장히 기운빠지는 결과를 불러옵니다." 하지만 속도를 올리기 위해 협박을 하거나 공포 분위기를 조성하는 것은 오히려 역효과를 불러온다고 Real Life E Time Coaching & Training 의 창업자이자 시간관리 훈련지도사인 엘리자벳 그레이스 손더스(Elizabeth Grace Saunders)는 말합니다. "당신은 다른 사람이 보다 나아지도록 도와주는 사람이 되고 싶을 거에요." 그녀가 말하기를, 작업자들에게 일을 조금 더 빠르게 처리한다면 직업의 전문성을 높여주어 성공적인 직장인이 되게 할 뿐만 아니라 승진이나 연봉 인상에도 좋다는 것을 알려주고 보여주는 방법이 좋다고 합니다.

늦어지는 원인을 찾으세요

당신이 원하는 것보다 늦어지는 이유는 매우 다양합니다. 그러나 당신이 만약 문제의 원인을 알고 있다고 하더라도 제대로 해결하기 위한 첫걸음은 간단하게 묻는 것입니다. 미리 앞서서 생각한 내용을 가지고 대화를 해선 안됩니다. 그 직원은 새로운 일에 적응하느라 어려움을 겪고 있을 수도 있고 아니면 너무 일을 완벽하게 처리하려는 나머지 특정 작업에 시간을 과도하게 할애하고 있을 수도 있습니다. 일을 건네주어야 할 다른 직원이 늦게 완료하는 바람에 기다리느라 늦었을 수도 있고 혹은 자신이 더 빠르게 해야한다는 사실을 모르고 있을 수도 있습니다. 맥그레거는 다음과 같이 말합니다. "그 사람에게 나쁜 뜻은 없고 좋은 생각을 갖고 있다고 생각하고 시작하세요. 이 사람은 일을 잘 하고 싶어하고 방법을 알고 있다면 더 잘했을 거라고 생각해야 합니다." 이렇게 열린 마음으로 대화를 시작하면, 더 효과적인 능률적인 해결책을 찾을 수 있게 됩니다.

분명하고 구체적인 기대치를 정하세요

일을 느리게 하는 근로자는 자신이 늦는지 조차 모를 수 있습니다. 자신이 어느 정도로 일을 해야하는지 알지 못하기 때문인 경우도 있습니다. 맥그레거는 말합니다. "새로운 업무를 배울 때 가장 어려운 일 중의 하나가 어느 수준이 '일을 잘 하는 것인지' 깨닫는 것입니다. 이건 상사나 관리자가 매우 공들여 해야하는 일로서 작업을 잘한다는 것이 어떤 것인지 보여줘야합니다." 보고서가 늦는다고 잔소리만 길게 할 것이 아니라 앉아서 그에게 적절한 작업지시를 전달해줄 자신의 스케줄을 만드십시오. 작업자가 집중을 해야할 타이밍에 지시하고 한편으로 언제까지 완료해야하는 지 알려주세요. 완벽주의자라 늦어지는 사람의 경우는 작업완료시간을 명확하게 알려주면 그것을 잘 지키는 경향이 있습니다. "완벽주의자들은 보통 어떤 부분에서 완벽하게 작업을 해야하고 어느 부분에선 그럴 필요가 없는지 구분하는 것을 어려워합니다." 라고 손더스가 말합니다. 처음에는 그렇게까지 세세하게 지시할 필요가 있을까 싶겠지만 결국 목표를 도달하기 위해 신경을 써야 하는 것은 사장, 팀장 등 리더나 상사의 업무입니다.

방해물과 일을 어렵게 만드는 것을 제거하세요

당신이 미처 깨닫지 못한 직원의 작업을 방해하는 요소가 있을 수 있습니다. 간단한 예를 들어보면, 그 직원에게 사람들이 계속 도움을 요청하거나 조언을 해달라고 찾아간다면 그 직원이 제 때에 일을 마치기는 불가능할 것입니다. 혹은 작업속도가 느린 직원은 일을 효과적으로 처리하는데 필요한 장비나 소프트웨어를 갖추고 있지 않을 수도 있습니다. "가끔 작업체계가 시대에 뒤쳐지거나 직원이 장비를 사용할 줄 모르기도 하기 때문에 교육과 훈련이 필요합니다." 라고 손더스는 말합니다. 예를 들어 당신의 직원이 수작업으로 일을 한다면 전자 장비를 사용하면 더 빨리 일을 할 수 있는 거지요. 혹은 사무실에서 멀리 떨어진 장소가 아닌 가까운 곳에 있는 프린터를 사용했다면 작업속도가 좋아졌을 수도 있습니다. 일을 어떤 순서로 어떻게 처리하는지 자세하게 물어보십시오. 그리고 작업속도를 빠르게 할 수 있는 해결책을 함께 적극적으로 찾아보십시오. 어떤 부분에서 장애물이 발생하는지 파악하게 되면 그 장애물을 없앨 수 있는 다양하고 신선한 많은 아이디어를 검토하십시오. 그리고 그런 아이디어들에 대해 전폭적으로 지지하고 도와주십시오.

근무자료를 공격하기 위한 무기로 사용하지 마세요

당신은 아마도 동료들에 비해 유난히 속도가 느린 직원이 어떻게 일하는지 입증할 수 있는 많은 자료를 가지고 있을 겁니다. 그러나 맥그레거는 이러한 자료들은 좋은 용도도 사용될 수도 있고 악의적으로 사용될 수도 있다고 말합니다. 예를 들어서 고객에게 집중시키기 위해 살며시 자극을 주거나 조용히 일깨워주는 방법을 택하는 것은 알맞은 선택이 될 수 있으며 이 경우 직원은 시간이 지날수록 자신의 근무습관을 개선해나갈 것입니다. "그러나 당신이 그 사람을 망신시키거나 당황하게 만들 생각으로 혹은 노골적으로 특정직원에게 포상을 주려는 목적으로 사용한다면 직원들은 목적을 달성하기 위해 수단과 방법을 가리지 않게 될 겁니다. 진심으로 일하지 않게 되는 거죠." 만약 당신이 직원들과 대립적인 구도를 만들기를 원하지 않는다면 당신이 원하는 결과를 만들기 위해 자료와 데이터를 공격용 무기로 사용해서는 안됩니다.

거대한 업무를 작게 나누세요

업무를 작게 나누고 미리 약속한 기한 내에 업무 하나하나가 전부 부드럽게 진행되고 있는지 체크하세요. 이런 전략은 특히 일을 지연시키는 사람들에게 효과가 있다고 손더스는 말합니다. "업무는 작은 부분으로 나누는 것은 일을 지연시키는 사람들이 시간에 대한 중요성을 깨닫고 좀더 완료시한을 지킬 수 있도록 도와줍니다." 연구 결과, 자그마하게 나누어진 일을 성공시키는 소소한 성취감이 직원의 사기를 지속적으로 높여주는데 도움이 된다고 합니다.

어떤 일을 즐기는지 알아보세요

직원들이 무엇을 할 때 즐거워하는지 알아보는데 시간을 투자한다면 그들이 어떤 것을 잘 하는지 깨달을 수 있을 겁니다. 개개인이 즐길 수 있는 스타일의 업무로 재배분하면 자연스럽게 일의 능률이 올라갑니다. "사람들은 누구나 지치면 느려지게 되어있습니다." 라고 손더스는 말합니다. "그리고 일이 지루해졌거나 혹은 즐겁지 않아서 느려지기도 합니다." 만약 당신이 그들이 즐길 수 있는 업무를 다시 할당하거나 재배치하는 것을 유연하게 받아들이고 진행할 수 있다면 당신은 작업속도가 빨라지고 효율도 좋아진 직원을 얻을 수 있을 겁니다.

계속 지켜보고 의견을 전달하세요

문제의 원인을 찾아내서 느린 직원이 더 똑똑하고 빠르게 일하는 방법을 찾도록 도왔다고 하더라도 관리자나 팀장이 해야할 가장 중요한 일은 바로 그 뒤로도 계속 지켜보고 자신의 의견을 알려주는 것입니다. 만약 그들이 발전된 모습을 지속적으로 보여준다면 그렇다고 자주 말하라고 맥그레거는 이야기합니다. "그리고 명심하세요. 직원 하나하나를 발전시키고 교육시키는 것이 곧 업무능력을 성장시키고 개발하는 것과 연결되어있다는 사실을요." 마찬가지로 발전한 작업에 대해 개인이나 팀에게 보상을 줄 수 있다면 그렇게 하라고 손더스는 말합니다. "사람들을 가장 자극할 수 있는 방법 중의 하나는 바로 동료들에 대해 책임감을 갖게 하는 것입니다. 작업을 정시에 완료하거나 속도를 빠르게 개선했을 경우 해당 그룹 전체에게 보상을 준다면 굉장히 좋은 자극이 됩니다."

기억해야할 원칙

하세요:

• 그 직원은 왜 다른 사람보다 일을 늦게 하는지에 대한 호기심을 가지고 상황을 파악하세요. 진정한 이유를 알게 되면 놀라게 될 수도 있습니다.
• 구체적인 목표치와 기한을 알리세요. 그래야 당신이 기대하는 정도가 어느 수준인지 직원들이 이해할 수 있습니다.
• 직원이 즐길 수 있는 임무와 업무를 배분하세요. 즐겁게 일하는 사람들이 일반적으로 작업속도도 좋습니다.
  

하지마세요:

• 얼마나 늦게 일하는지 보여주기 위해서 업무자료를 이용해 공격하지 마세요. 그렇게 되면 직원의 사기와 의욕을 꺽게 되거나 생각하지도 못한 사건을 불러올 수도 있습니다.
• 작업환경이나 순서를 바꾸는 것을 전부 직원에게만 맡기지 마세요. 당신은 아이디어를 생각하는데 도움을 주고 장비가 필요하다면 준비해야합니다.
• 작업 결과가 향상된 것을 지켜보고, 그들을 도우려면 어떤 것이 더 필요한지 묻는 것을 잊지 마세요.
  
  

사례연구 #1: 완벽주의자들을 도와주고 시간을 절약할 수 있는 방법을 찾아보세요.

할인 전문 사이트인 PromotionCode.org의 공동창업자인 마이크 카타니아(Mike Catania)에게는 최고이면서 동시에 최악인 직원이 있었습니다. 그녀는 사이트의 고객들에게 제공되는 할인 코드를 적용하는 자료 입력 업무를 했는데 다른 직원들이 80% 정도의 정확도를 보이는 동안 100%에 가까운 정확도로 최상급의 실력을 갖고 있습니다. 그런데 완벽주의자였던 탓에 다른 직원들이 처리하는 업무 숫자의 절반 정도만 처리를 했습니다. 날짜와 설명은 세번 정도 검토하고 다른 직원들은 거의 하지 않는 일들, 예를 들면 직접 상점에 전화해서 할인이 적용되었는지 확인하는 일까지 했습니다.

“작업 속도가 느린 이 직원은 결코 게으르거나, 업무 지식이 모자른 것도 아니었죠." 카타니아는 말합니다. "그녀는 말할것도 없이 우리팀에서 가장 실력이 좋은 사람입니다. 그래서 가장 중요한 요구사항은 단지 그녀의 작업 속도를 빠르게 만드는 것 뿐이었어요."

카타니아는 그 직원과 작업속도를 단축하기 위해서 몇번 미팅을 했으나 업무의 완성도가 너무도 훌륭했기 때문에 대화는 언제나 쉽지 않았습니다. "어느 정도까지는 받아들이기로 했습니다." 라고 그는 말합니다. "내가 확인한 바로 그녀의 실력은 너무나 훌륭했어요. 그런데 제가 그녀의 업무능력을 저해할만한 일을 제안하거나 사소한 것까지 지시할 필요가 있을까요? 그래서 우리는 그냥 받아들이기로 결정했어요."

돌파구는 다른 곳에서 찾아왔습니다. 회사에서 데이터 입력에 대한 많은 부분을 자동으로 점검하는 시스템에 투자하기로 결정했습니다. 몇달 뒤에, 그 직원은 새로운 시스템 덕분에 그녀가 직접 체크했던 별도의 신뢰성 검토 작업을 그만 두게 되었습니다. "아직까지 그녀는 데이터를 느리게 입력하는 사람 중의 하나입니다." 라고 카타니아는 말합니다. "그렇지만 새로운 시스템 덕분에 그녀의 작업속도는 30%가 빨라졌어요. 평균적인 범위내로 들어온거죠."

카타니아가 말한 결론은 이렇습니다: “당신이 만약 최고의 직원을 알아본다면 그 사람들을 돕는 환경을 구축하세요."

사례연구 #2: 분명한 목표치를 정하고 정기적으로 확인합니다. 

플로리다 이민 중개 회사의 중개 매니저인 라리사 노니(Larissa Nonni)가 단기 의료 휴가를 다녀오고 회사에 돌아오니, 그녀의 새로운 조수가 회사의 업무 속도에 비해서 너무나 늦다는 불만과 불평이 쏟아졌습니다. "번역은 지체되기 일수이며, 고객은 전화 회신을 받지 못하고, 이민 신청서는 끝날 기미가 보이지 않았습니다." 라고 그녀는 말합니다. 팀 리더로서 라리사에게 이 상황을 책임져야 했습니다.

조수의 느린 작업을 꾸짖기 보다는 라리사는 좀더 체계적인 형태의 새로운 규칙들을 만들었습니다. 이 규칙 중에는 매주 월요일 아침마다 일주일의 업무를 살펴보는 1대1의 간단한 미팅도 포함되어있습니다. "그녀와 함께 고객마다 지연되는 것이 무엇인지 리스트를 만들고, 건별로 각각 완료기한을 주었습니다." 라리사는 말합니다. 첫주가 지날때쯤 그 조수의 업무 능력은 이미 놀랍도록 성장해있었습니다. 그녀는 아직까지 그녀보다 오래 일했던 다른 베테랑보다는 각각의 케이스에 대해 자세히 알거나 능숙하진 않습니다만, 작업속도는 계속 빨라지고 있고 기한도 잘 맞추기 시작했습니다. 라리사는 그녀의 업무 발전에 대해 확실하게 칭찬해주었으며 그녀가 팀에서 가치있는 직원이라고 말했습니다.

“처음 시작했을 땐 그녀는 자신의 업무가 빠르지 않다는 것조차 모른다는 사실을 깨달았습니다." 라리사는 말합니다. "명확히 제시한 목표치가 없는데 그녀가 그걸 어떻게 알겠어요?”

by Carolyn O'Hara

https://hbr.org/2017/01/how-to-get-an-employee-to-work-faster